تم اعتماد برنامج أموال للمحاسبة والمستودعات من قبل الهيئة العامة للضرائب والرسوم في الجمهورية العربية السورية منذ عام 2021

نظرة عامة:

برنامج أموال الاصدار الثاني عبارة عن مجموعة من الوظائف المتكاملة تهدف إلى المساعدة المرنة والفعالة في تسجيل وضبط عمليات الحسابات اليومية وتجهيز كشوف وتقارير الحسابات العامة والزبائن والموردين وحركة المواد والتصنيع في المخازن.

يعمل البرنامج بعدة لغات منها اللغة العربية والانكليزية والتركية والكردية ، مع إمكانية إدخال البيانات اللاتينية.     

يقوم البرنامج بأداء العمليات المحاسبية الروتينية مما يمكن أصحاب الأعمال والمدراء من استثمار النظام وتنظيم العمل والحصول على نتائج ثمينة وعالية الدقة من عمليات تسجيل الحركة اليومية.

كما يؤدي للمحاسبين المختصين خدمة توفير وقتهم في التدقيق وتجهيز الكشوف والتقارير المحاسبية، ويوفر لهم وسائل التحليل والمقارنة لإعطاء أكبر قدر من المعلومات من أقل كم من البيانات المسجلة.

وظائف النظام:

يوفر نظام أموال الاصدار الثاني إمكانية التعامل مع مختلف أنواع الحركات اليومية المحاسبية للمنشآت المختلفة النشاط والحجم، سواء كانت صناعية أو تجارية أو خدمية أو إنشائية، صغيرة أم متوسطة أم كبيرة. حيث يمكن للمستثمر أن يتعامل مع الوظائف التي تهم منشأته وترك الوظائف الأخرى التي ليس بحاجة إليها دون أن تتأثر الفعالية العام للنظام. وفيما يلي شرح موجز عن المهام التي يقوم بها النظام:

- المشتريات : يوفر النظام إمكانية تسجيل الحركة اليومية للمشتريات مثل حركة الشراء، والدفعات للموردين، والتسويات المدينة والدائنة، ومرتجعات المشتريات، وتسجيل طلبات الشراء والأسعار. للحصول بشكل آني على الوضع المالي مع الموردين من خلال الاستعلامات العديدة والتقارير المتنوعة (بشكل تفصيلي أو مختصر) والتحليلات لكشوف حركة المشتريات اليومية وكشوف حسابات الموردين ومستحقاتهم وتطور حركة المشتريات.

- المبيعات : بالنسبة لوظائف المبيعات تتوفر إمكانية تسجيل الحركة اليومية للمبيعات مثل حركة البيع، والقبض من الزبائن، والتسويات المدينة والدائنة، ومرتجعات المبيعات، وتسجيل طلبات التوريد وعروض الأسعار. للحصول بشكل آني على الوضع المالي مع الزبائن من خلال الاستعلامات العديدة والتقارير المتنوعة (بشكل تفصيلي أو مختصر) والتحليلات لكشوف حركة المبيعات اليومية وكشوف حسابات الزبائن والمستحقات المترتبة عليهم وتطور حركة المبيعات.

- المخازن :  أما بالنسبة للمخازن فيتم التأثير فيها مباشرة من حركة شراء الأصناف، وحركة بيع الأصناف، ومن خلال تسجيل حركة مخازن مباشرة كإدخال وإخراج المواد ككميات ومبالغ أو كميات فقط، أو حركة نقل مواد مباشرة بين مخزنين، أو تصنيع مواد. مما يؤدي إلى معرفة مباشرة بالوضع الحالي للأصناف في المخازن من خلال استعلامات عديدة وتقارير متنوعة (بشكل تفصيلي أو مختصر) وتحليلات لكشوف حركة الأصناف اليومية ولسجلات الأصناف في المخازن.

 - التصنيع: يقوم النظام بخدمة عملية التصنيع أو التجميع بشكل تكاملي من خلال ,وظيفة (التصنيع الداخلي) سواء كانت عملية التصنيع من مرحلة واحدة أو أكثر وسواء كانت المواد الناتجة مادة واحدة أو أكثر مع إمكانية تعريف تركيبة المواد المصنعة من المواد الأولية لتسهيل التسجيل التلقائي في إخراج المواد الأولية وإدخال المواد المصنعة من وإلى المخازن ومعرفة الكلفة قبل القيام بالتصنيع. كما يمكن استخراج كشوف تكلفة كل مادة مصنعة من المواد الأولية وساعات العمل والأجور والمصاريف الثابتة والمتغيرة خلال فترة زمنية متغيرة من يوم إلى سنة أو لطاقة إنتاجية محددة كما يمكن ربط التصنيع بنماذج تكاليف معيارية ومعرفة الانحرافات بين المعياري والفعلي.

- الجرد :   كما يوفر النظام إمكانية تنظيم عمليات الجرد للمخازن من خلال توفير بطاقات الجرد وإعطاء الفروقات بعد إدخال نتائج عمليات الجرد والتصحيح التلقائي لأرصدة المواد ( كميات وتكاليف ) في المستودعات حسب نتائج الجرد الفعلية.

- الأستاذ العام : تتأثر حسابات الأستاذ العام مباشرة من خلال حركة قيود المبيعات والمشتريات والمخازن والتصنيع، ومن خلال حركة القيود اليومية المباشرة مثل سندات القبض وسندات الصرف وسندات القيد. ويؤدي ذلك إلى الحصول على استعلامات مباشرة عن الحركة اليومية وكشوف الحسابات (بشكل تفصيلي أو مختصر) وعلى التقارير والسجلات الهامة مثل سجلات اليومية والأستاذ العام وموازين المراجعة وكشوف الأرباح والخسائر والميزانية العمومية.

- مراكز الكلفة والربحية: يقدم النظام إمكانية التعامل مع مراكز كلفة (تكلفة وربحية) غير محدودة العدد، مثل: (الأقسام أو الفروع أو خطوط الإنتاج المختلفة أو الأصناف -صنف واحد أو مجموعة من الأصناف- أو غيرها من المواضيع الإدارية المختلفة). تتأثر حسابات هذه المراكز بشكل تلقائي من مستندات الحركة اليومية ويمكن متابعة كشوف حساباتها التفصيلية،وكشوف الأرباح والخسائر (كشف أرباح وخسائر كلي-كشف تشغيل- كشف متاجرة - كشف صافي الربح والخسارة) الخاصة بها بشكل مستقل وضمن كشوف الأرباح والخسائر الكلية.

- المشاريع أو الفروع المتعددة: يقدم النظام إمكانية التعامل مع مشاريع أو فروع غير محدودة العدد، تتأثر حسابات هذه المشاريع بشكل تلقائي من مستندات الحركة اليومية ويمكن متابعة كشوف حساباتها التفصيلية، وتقارير موازين المراجعة والميزانيات العمومية لكل مشروع أو فرع على حدة أو كل المشاريع أو الفروع مجتمعة، ومعرفة أرباح كل مشروع أو فرع على حدة أو الأرباح الإجمالية لكل المشاريع/الفروع مجتمعة. كما يمكن تحديد مراكز تكلفة داخل المشاريع/الفروع واستخراج تقارير الأرباح والخسائر لكل مركز داخل الفرع/المشروع أو لكل مراكز الفرع/المشروع سوية.

 - أوراق القبض وأوراق الدفع: يعالج النظام أوراق القبض وأوراق الدفع (شيكات آجلة/كمبيالات/سندات..) كجزء من الحركة المحاسبية الأساسية كما يعطي إمكانية ترتيبها حسب تسلسل الزبائن والموردين وحسب تواريخ الاستحقاق لسهولة المتابعة.

ـ حسابات مندوبي المبيعات: يوفر النظام متابعة حسابات مندوبي المبيعات حسب إنجازهم في البيع (طريقة الاستحقاق)، أو حسب إنجازهم في تحصيل المبالغ (طريقة النقدي)، أو حسب الطريقتين سوية.

ـ جرد مستمر/جرد دوري: يقوم النظام بتأدية الأعمال المحاسبية للمنشأة حسب الملائم لها سواء طريقة الجرد المستمر أم طريقة الجرد الدوري وفق ما يحدده المستثمر في استخدامه للنظام.

- الأصول الثابتة : يقوم البرنامج بمعالجة هذا الموضوع بسهولة و بدقة كاملة وبشكل شهري أو سنوي،حيث يقوم المستخدم بتعريف الأصل عنـد شرائه ومن ثم تحديد طريقة الاحتساب والحسابات الخاصـــة بهذا الأصل ليقوم البرنامـج بالمعالجـة التلقائيـة اللازمة لاحتساب الاهتلاكات الخاصة بالأصول و لكتابة القيود المحاسبية اللازمة ومن ثم الترحيل للحسابات العامة.

- التكاليف المعيارية : تتفاعل هذه الوظيفة مع حركات التصنيع المختلفة من أجل متابعة تكاليف التصنيع الفعلية قياساً للتكاليف المعيارية وتتضمن استخدام العديد من الوظائف ( تعريف اليد العاملة وأجورها / تعريف المصاريف المتغيرة / المصاريف الثابتة ) وذلك لكل أنواع التصنيع مع إمكانية تحديد مدة الإنتاج المعيارية سواء لسنة أو شهر أو لطاقة إنتاجية وبالتالي يوفر البرنامج إمكانية حساب نقطة التعادل للسعر مع الكلفة عند حد إنتاج معين والاستعلام عن الانحرافات التي تحدث ما بين التكلفة الفعلية والمعيارية .

مزايا النظام:

-- الرواتب والأجور: تم دمج برنامج الرواتب والأجور مع برنامج أموال للمحاسبة للاستفادة المباشرة من ربط حسابات الموظفين وترحيل القيود بشكل مباشر لكل من:

• استحقاق الراتب
• القيود الخاصة بالمكافآت
• الحسميات
• الفواتير المستحقىة
• سلف العاملين
• تقرير خاص بالموظف وتقارير متنوعة

يرجى مراجعة محتوى برنامج الرواتب والأجور للتفاصيل

ـ ملفات محاسبية لمنشآت متعددة: يمكن فتح ملفات محاسبية متعددة غير محدودة العدد لمنشآت مختلفة دون أي ارتباط بينها.

ـ أصناف بثلاث وحدات قياس: يمكن التعامل مع الأصناف بثلاث وحدات قياس مع علاقة تحويل سهلة وعملية جداً مع إمكانية البيع والشراء بأي وحدة من الوحدات الثلاث وبشكل مختلف بين عملية وأخرى مع بقاء البرنامج متابعاً للكميات الثلاث بشكل دقيق وبتسهيلات في الحركة كبيرة جداُ.

-فرض نمط العمل وقيود تلقائية : يستطيع المستخدم أن يفرض نمط عمله على النظام، وأن يحدد أنواع اليوميات المحاسبية الملائمة له، ويستطيع تحديد نماذج قيودها المحاسبية القياسية التي تنشأ تلقائيا في كل أنواع الحركة اليومية.

-أصناف بثلاث وحدات قياس: يمكن التعامل مع الأصناف بثلاث وحدات قياس مع علاقة تحويل سهلة وعملية جداً مع إمكانية البيع والشراء بأي وحدة من الوحدات الثلاث وبشكل مختلف بين عملية وأخرى مع بقاء البرنامج متابعاً للكميات الثلاث بشكل دقيق وبتسهيلات في الحركة كبيرة جداُ.

ـ التعامل مع أرقام الدفعات (Batch-No ): يمكن توليد رقم داخلي لدفعات المشتريات أو ادخالات المخزون أو التصنيع مما يوفر متابعة دقيقة لحركة كل دفعة من ناحية إدخالها للمستودعات ومبيعاتها من أين أتت ولمن بيعت مع بيانات كاملة عن كميتها وكلفتها وحركتها

ـ تاريخ الصلاحية: يمكن التعامل مع تواريخ الصلاحية لكميات الأصناف في حركة الشراء، وحركة البيع، وحركة التصنيع، وفي سجل منفصل بالارتباط مع أرقام الدفعات.

ـ تاريخ الصلاحية: يمكن التعامل مع تواريخ الصلاحية لكميات الأصناف في حركة الشراء، وحركة البيع، وحركة التصنيع، وفي سجل منفصل بالارتباط مع أرقام الدفعات.

ـ FIFO/LIFO/معدل الكلفة الوسطي: إمكانية متابعة المخزون حسب (معدل الكلفة الوسطي / الداخل أولا خارج أولا FIFO / الداخل أخيرا خارج أولا LIFO).

 ـ إعادة الطلب: يعطي النظام لائحة بالأصناف التي وصلت لحد إعادة الطلب والكمية اللازم طلبها.

 ـ مواد غير مخزنية: يمكن استخدام أصناف غير مخزنية مثل (المواد التي تباع أو تشترى أو تصنع دون أن تؤثر في المخازن) أو (الخدمات مثل تركيب/صيانة/استشارات/تدريب/ضمان/نقل..) في فواتير الشراء وفواتير البيع والتصنيع للغير والتصنيع لدى الغير.

-زيادة أو إنقاص كلفة الأصناف :وذلك لمجال معين من الأصناف أو كل الأصناف حسب نسب مئوية أو مبالغ محددة مع التأثير التلقائي في الحسابات نتيجة التغيير

 ـ زيادة/إنقاص الأسعار: يمكن الطلب من النظام أن يزيد أسعار بيع المواد أو ينقصها حسب نسبة مئوية مختارة لصنف واحد، أو مجموعة من الأصناف، أو كل الأصناف، بشكل تلقائي،بناءً على متغيرات متعددة مثل نسبة من الكلفة/ نسبة من سعر البيع......الخ.

ـ مراقبة البيع بأقل من الكلفة:يعطي النظام عدة اختيارات من التنبيه عند تسجيل سعر بيع للأصناف أقل من الكلفة من خلال خصائص تحدد على مستوى فئات الأصناف.

مراقبة النسبة المئوية لهامش الربح وسعر البيع للأصناف : يعطي النظام إمكانية مراقبة هامش الربح وسعر البيع من خلال تحديد مجال لهما مع إمكانية تحديد تصرف النظام عند ت جاوز هذا المجال بعدة اختيارات وذلك على مستوى فئة الصنف.

 ـ مراقبة حدود الكميات للمخزون: يعطي النظام تنبيها عند وصول مخزون مادة لمستوى أقل من الحد الأدنى بشكل تلقائي. كما يعطي لائحة حسب الطلب للأصناف التي تقل عن الحد الأدنى والتي تتجاوز الحد الأعلى.

ـ تنوع أساليب الأسعار والخصم والكميات المجانية: يمكن تعريف أساليب خصم وأسعار متنوعة (سعر بيع خاص/نسبة خصم/كميات مجانية اعتمادا على الكميات المباعة) لكل صنف أو مجموعة أصناف، وربط كل أسلوب مع تصنيف الزبائن من أجل الاحتساب التلقائي عند البيع للزبون حسب الأسلوب المحدد للتعامل معه.

ـ خصم على مستوى الصنف والفاتورة: يمكن تطبيق الخصم على كل صنف في الفاتورة (شراء أو بيع)، وعلى مستوى الفاتورة الكلي.

ـ تسديد انتقائي أو على الحساب:  يمكن في النظام القيام بتسديد الدفعات على ما يخصها من فواتير الموردين أو الزبائن أو السندات المالية بشكل انتقائي، كما يمكن القيام بالتسديد على الحساب.

ـ عملات أجنبية: يمكن التعامل مع الموردين والزبائن وكافة الحسابات العامة الأخرى بعملات غير العملة الأساسية للمنشأة، وإنشاء قيود البنود المحاسبية تلقائيا بعملة المنشأة الرئيسية وبالعملة الأجنبية كما يمكن التسديد للموردين والزبائن بعملات مختلفة عن العملة الرئيسية لهم.

ـ كشف استجرار للمورد والزبون: يوفر النظام كشوف استجرار من المورد وللزبائن لصنف محدد أو مجموعة أصناف خلال فترة زمنية محددة مع كافة البيانات من الكمية والسعر والقيمة ومن خلال اختيارات تصنيف الأصناف

ـ معرفة الربح المباشر: يمكن الإطلاع على حركة المبيعات ومعرفة مبالغ الربح المباشر ونسبة الربح لمجال من الزبائن واحد أو أكثر ولمجال من الأصناف واحد أو أكثر ولمجال من التاريخ يوم واحد أو أكثر. هذا بالإضافة إلى سهولة استخراج كشوف الأرباح والخسائر في أي وقت.

ـ مراقبة حد الدين: يعطي النظام تنبيها تلقائيا عند تجاوز حد الدين للزبائن أثناء إدخال الفاتورة. كما يعطي كشفا بالذين تجاوزوا حد الدين عند الطلب.

ـ التمثيل البياني: يوفر النظام تمثيل حركة أي حساب أو مجموعة حسابات أو الأرباح والخسائر (تشغيل/متاجرة/صافي/مراكز تكلفة)بشكل مخططات بيانية بأشكال مختلفة(أعمدة/خطوط/دوائر) حسب شهور السنة، كما ويوفر تمثيل بياني لحركة الأصناف والزبائن والمبيعات والموردين والمشتريات في تقارير تحليلية متنوعة.

ـ قيود محاسبية حسب نسب مئوية:  يمكن تحديد نمط قيود محاسبية تتوزع فيها المبالغ تلقائيا على بنود محاسبية متعددة مدينة/دائنة بنسب مئوية تحدد حسب الرغبة.

ـ ترحيل وترتيب تلقائي: يقوم النظام بترحيل وترتيب المستندات بشكل تلقائي وآني.

ـ يوميات مرنة: يوفر النظام إمكانية طباعة اليوميات المحاسبية ضمن اختيارات متعددة تساعد على الأرشفة والتدقيق، مثل يومية المشتريات ويومية المبيعات ويومية أي نوع من السندات اليومية مثل القبض أو الصرف بشكل مختصر وبشكل تفصيلي.

ـ إعادة ترقيم الرموز: تتوفر في النظام إمكانية إعادة ترقيم رموز أو أرقام السجلات الرئيسية مثل الحسابات والزبائن والموردين والأصناف بعد مضي الوقت على الاستخدام بشكل سهل وسريع جدا.

ـ أساليب بحث متنوعة وسهلة: يحتوي النظام على نوافذ مساعدة للبحث أثناء الإدخال أو الاستعلام لاختيار البيانات المطلوبة، سواء باستخدام بداية أسماء أو رموز الأصناف والزبائن والموردين والحسابات، أو أي جزء من اسمها.

ـ انتقال مرن بين الوظائف أثناء العمل: يمكن للمستخدم أن ينتقل بواسطة المفاتيح الوظيفية Function Keys أو قوائم الاختيار أثناء تسجيل الحركة اليومية إلى سجلات تعريف الزبائن والموردين والأصناف لتعريف سجلات جديدة أو الاستعلام عن الكشوف المحاسبية دون الاضطرار إلى إغلاق مستند الحركة اليومية. كما يمكن الانتقال أثناء تفحص الكشوف المحاسبية إلى كشوف أخرى للمقارنة والتدقيق دون الاضطرار إلى إغلاق الكشف موضوع الاهتمام الرئيسي.

ـ تحكم بإظهار/إخفاء بعض الحقول: يمكن التحكم بإظهار بعض البيانات أو إخفائها عند عدم الحاجة لها أثناء تسجيل الحركة اليومية.

ـ تصدير البيانات : يمكن تصدير جميع التقارير إلى برامج Word و Excelلإعادة الاستفادة منها بأشكال مختلفة حسب ما يرغب المستخدم.

 ـ صلاحيات تأمين وتشغيل مرنة وقوية : يوفر النظام للمسؤول عن العمل من خلال وظيفة (تأمين النظام) إمكانية تحديد صلاحيات تشغيل وظائف النظام بشكل فردي لكل وظيفة ولكل مستخدم، مما يعطي إمكانية عالية ومريحة في ضبط مسؤوليات العمل.

– النسخ الاحتياطي : يقوم البرنامج بأرشفة النسخ الاحتياطية للبيانات بشكل تلقائي على الأقراص الصلبة لجهاز الكمبيوتر حسبالتاريخ حيث يمكن الاسترجاع من أي نسخة لتدقيق موضوع معين عند الحاجة لذلك.

تحتاج كل مؤسسة إلى التعرف على ما لديها من مخزون من المنتجات أو المواد الخام التي تستخدمها؛ للتعرف على كيفية إدارته بشكل مناسب يتوافق مع حجم الطلب على منتجاتها في السوق، فلا يحدث عجز مفاجئ ولا فائض بشكل كبير فيصبح بلا فائدة، وتستخدم كل مؤسسة نظام الجرد الأفضل بالنسبة لها لكن ما الفرق بين الجرد الدوري والمستمر وكيف نختار من بينهما؟ إذا كنت الشخص الموكل له اختيار النظام الأفضل لجرد مخزون شركتك فيجب عليك في البداية فهم أوجه الاختلاف بين أنواع الجرد المتباينة، لكن في البداية ماذا يعني مصطلح الجرد؟.

ما هو الجرد؟

يُعرف الجرد على أنه طريقة ونظام لمراقبة ما يوجد من أصناف ومواد خام ومنتجات في مخازن معينة، حيث يتم من خلال التحقق بشكل فعلي من الكميات الموجودة بالمخازن والمستودعات ومقارنتها بما يتم تقييده في المستندات الرسمية، إلى جانب التأكد من حالة المواد المخزنة. هناك أكثر من طريقة ونظام لجرد المخازن، يختلف كل نوع عن الآخر في الطريقة المستخدمة في عملية الجرد والوسائل التي يتم الاستعانة بها والفترة الزمنية التي يتم إجراء الجرد بعد مرورها،  

أنواع جرد المخزون

هناك أكثر من نوع ونظام في الجرد تستخدمهما الشركات في حساب مخزونها، وفيما يلي سنتناول انواع الجرد المشهورة بشيء من التفسير. 

أولًا الجرد الدوري

يُعرف الجرد الدوري على أنه طريقة يمكن للشركة من خلالها تحديث سجلات المخزون على فترات منتظمة قد تكون أسبوعية أو شهرية أو ربع سنوية أو سنوية. 

ومع نهاية كل فترة تقوم الشركة بحساب المخزون الفعلي وتسجيل جميع مشتريات البضائع في حساب المشتريات. 

وتُعد تكلفة البضائع المباعة مقياسًا محاسبيًا ذا أهمية كبيرة، حيث تظهر الهامش الإجمالي للشركة بعد طرحها من الإيرادات، ولنتمكن من حساب تكلفة البضائع المباعة من خلال الجرد الدوري نستخدم المعادلة التالية: بداية رصيد المخزون + تكلفة مشتريات المخزون – تكلفة إنهاء المخزون = تكلفة البضائع المباعة 

ثانيًا الجرد المستمر

أما الجرد المستمر فهو طريقة يتم من خلالها تعقب أرصدة المخزون باستمرار باستخدام التكنولوجيا الحديثة في الوقت الحالي. 

حيث يتم إجراء التحديثات بشكل تلقائي فور شراء منتج أو بيعه أو إرجاعه، وتكون هذه التحديثات بأعلى درجة ممكنة من الدقة لطالما لم يحدث خلل أو اختلاس. 

ويسهل نظام الجرد المستمر من عملية التحكم في حساب مخزون شركتك؛ لأنه يسجل كل عملية شراء ويتم إضافتها فورًا إلى قاعدة البيانات. 

ويتم تسجيل كل عنصر في المخزن في دفتر يحتوي على معلومات حول شراء هذا العنصر كما يتم تسجيل تكلفة البضائع المباعة بشكل مستمر. 

ويحصل كل عنصر في المخزن على رقم تسلسلي للمساعدة في تصنيفه وتحديد مدة بقائه في المخزن والوصول بسهولة إليه فور الاحتياج لذلك.

الفرق بين الجرد الدوري والجرد المستمر

قبل أن تختار بين نظام الجرد الدوري ونظام الجرد المستمر في إدارة مخزون شركتك، يجب أولًا أن تتعرف على مجموعة من النقاط التي توضح الفرق بين الجرد الدوري والمستمر وذلك فيما يلي:

إدخالات الإغلاق

 هي التسجيلات التي يتم إجراؤها في نهاية أي فترة محاسبية، ويجب أن تكون موجودة في الجرد الدوري لكنه لا يحتاج إليها الجرد المستمر.

تكلفة البضائع المباعة

في الجرد المستمر يمكنك حساب تكلفة البضائع المباعة بشكل أكثر دقة؛ لأنه يتم تحديثه بعد كل عملية بيع، أما الجرد الدوري فيحسب تكلفة البضائع المباعة في نهاية الفترة المحاسبية.

الطريقة: في الجرد الدوري يتم حساب المخزون المتاح فعليًا من قبل الموظفين، أما الجرد المستمر فيتم الاستعانة بنظام كمبيوتر لتتبع المنتجات المتاحة في الوقت الفعلي. يساعد الجرد المستمر في التأكد ما إذا كانت الوحدات المتاحة بالمخزن تطابق السجلات، أما الجرد الدوري فيحدد تكلفة البضائع المباعة في فترة معينة. الجرد المستمر يحتاج إلى تكلفة أكثر كما يتطلب موظفين متخصصين وشراء برامج تسهل من عملية الجرد، أما الدوري فهو أرخص ويتطلب عملًا أقل. يتم تحديث سجلات الجرد بانتظام لأنظمة الجرد المستمر، وبشكل دوري لأنظمة الجرد الدورية.

بعض الأعمال التجارية تتبع في التسويق أساليب بيع مختلفة منها أن تعطي حوافز للزبائن من أجل ترويج المبيعات. وبما أن الزبائن يختلفون في أسلوب التعامل فمنهم من يدفع نقدا أو يدفع على الحساب ومنهم من يتأخر عادة بتسديد المستحقات ومنهم من يشتري كميات كبيرة ومنهم مكانه في سوق ناشئ يتطلب التشجيع .. الخ. لذلك تقوم المنشأة التجارية بتصنيف زبائنها الى فئات كي تعطي كل فئة الحوافز المناسبة مثل اعطاء أسعار بيع خاصة لكل فئة من الزبائن أو منحها نسبة خصم خاصة على صنف أو مجموعة من الأصناف أو كميات مجانية لكل كمية مباعة لصنف معين أو مجموعة من الاصناف. وبعضها يعطى أكثر من ميزة في نفس الوقت مثل نسبة خصم مع كمية مجانية أو سعر خاص مع كمية مجانية أو سعر خاص مع نسبة خصم مع كمية مجانية .. الخ.

يقوم النظام بخدمة تأدية هذه الوظائف بشكل تلقائي اذا أراد المستخدم تشغيل هذه الوظائف وذلك بعد تعريف أساليب البيع الواجب اتباعها مع الزبائن على الشكل التالي:

أولا : الخطوات العامة لاستخدام العروض التجارية:

1 – تعريف (فئات العروض التجارية) في قائمة (تعريفات) من وظيفة (مبيعات).

2 – تحديد فئة العرض التجاري لكل زبون وأسلوب التعامل معه (في تعريف الزبائن).

3 – تحديد أسلوب تعامل كل فئة أصناف رئيسية مع كل فئة عروض تجارية للزبائن في تعريف (فئات الأصناف الرئيسية) بما يخص الكميات المجانية ونسب الخصم.

4 – في حال اختلاف صنف مع فئة الأصناف الرئيسية التي يتبعها في أسلوب التعامل مع فئة العروض التجارية بما يتعلق بالكميات المجانية ونسب الخصم أو وجود سعر خاص لفئة العروض من هذا الصنف في هذه الحال يحدد أسلوب التعامل مع فئة العروض على مستوى الصنف في (تعريف الأصناف).

5 – تفعيل مؤشرات استخدام أسلوب العروض التجارية للفواتير والمرتجعات في (تعريف أنواع المستندات) وفي (خصائص) التسجيل في نوافذ الحركة اليومية للفواتير.

وجود فئات عروض تجارية مثل "فئة أولى" و"فئة ثانية" ..الخ ويتم تحديد كل زبون لأي فئة عروض يتبع. ويتم تحديد العلاقة بين فئات العروض وبين الأصناف عن طريق فئات الأصناف أو عن طريق كل صنف حيث يتحدد لكل فئة أصناف أو لكل صنف ماهو العرض التجاري (نسبة خصم / كمية مجانية / سعر خاص) لكل فئة عروض

وما يتحدد لكل فئة عرض تجاري يكون ساريا على كل الزبائن الذين يتبعون فئة العرض.

ومايتحدد لكل فئة أصناف يكون ساريا على كل الأصناف التي تتبع الفئة إلا إذا تم تحديد أسلوب عرض محدد على مستوى الصنف لكل فئة عروض تجارية.

ثانيا : شرح تفصيلي لكيفية تطبيق اسلوب العروض التجارية:

1 – تعرف فئات العروض التجارية في وظيفة (فئات العروض التجارية) من قائمة (تعريفات) في وظائف (المبيعات). حسب مايناسب العمل.

2 – تحديد كل زبون لأي (فئة عرض تجاري) يتبع وتحديد (أسلوب عرض المبيعات) معه في سجل تعريف الزبائن. ويوجد مع النظام الاحتمالات كلها لاسلوب التعامل في عرض المبيعات لكل زبون من أسعار خاصة أو نسبة خصم أو كميات مجانية سواء بشكل مفرد أو مجتمع كما يلي:

   1 – سعر خاص

   2 – نسبة خصم

   3 – كمية مجانية

   4 – سعر خاص مع نسبة خصم

   5 – سعر خاص مع كمية مجانية

   6 – نسبة خصم مع كمية مجانية

   7 – سعر خاص مع نسبة خصم مع كمية مجانية

3 – يحدد في تعريف فئات الأصناف نسبة الخصم والكمية المجانية لكل كمية مباعة بما يخص كل فئة من العروض التجارية. وهذا التحديد في فئة الأصناف سيشمل تلقائيا كل الاصناف التي تتبع لفئة الاصناف هذه.

في حال كان لفئة الأصناف أسلوب تعامل عام مع كل فئات الزبائن فيمكن تعريف أسلوب التعامل (بيع كل فئات الزبائن) في فئة الاصناف لاعطائهم جميعا نفس الميزات.

في حال كان أغلب فئات الزبائن لها أسلوب عام وبعض فئات من الزبائن لها أسلوب خاص فيعرف في فئة الاصناف بالاضافة لتعريف الأسلوب العام لفئة (بيع كل فئات الزبائن) الاسلوب الخاص لفئة الزبائن الذي يتميز عن الأسلوب العام لكل فئات الزبائن.

ملاحظة 1: فئات الاصناف التي ليس أساليب بيع خاصة لا يحدد لها أي أسلوب.

ملاحظة 2 : أي زبون غير محدد له فئة من فئات العروض التجارية للمبيعات لا يخضع للأسلوب (بيع كل فئات الزبائن) في حال لم يوجد لفئته أسلوب خاص للتعامل. أي يجب أن يحدد فئة عروض للزبون كي يستفيد من الأسلوب (بيع كل فئات الزبائن) إذا لم يوجد لفئته عرض خاص.

4 – يحدد في تعريف الأصناف مايلي :

     1 – الأصناف التي ينطبق عليها تحديد فئة الأصناف الرئيسية التابعة لها لايحدد لها أي أسلوب للتعامل مع فئات العروض.

     2 – الاصناف التي لها أسلوب تعامل يختلف عن أسلوب فئة الأصناف الرئيسية التي تتبع لها يحدد فيها أسلوب التعامل مع فئات العروض حسب الاسلوب الذي ذكر في الفقرة السابقة في التحديد على مستوى فئات الأصناف الرئيسية. وذلك لفئات العروض التي تختلف على مستوى الصنف أما العروض التي تتفق في أسلوب فئة الأصناف الرئيسية مع الصنف فلا يحدد لها أي أسلوب.

    3 – الأصناف التي لا تخضع لأسلوب فئة الأصناف الرئيسية وليس لها أسلوب خاص يحدد بيع كل فئات الزبائن ونقوم بإلغاء تفعيل كل من الكمية المجانية أو نسبة الخصم أو كلاهما للدلالة على منع شمولية أسلوب فئة الأصناف الرئيسية لهذا الصنف الذي يتبع لها لكل أسلوب من أساليب التعامل مع فئات العروض التجارية الذي حدد في فئات الأصناف الرئيسية.

    4 – الأصناف التي لها سعر بيع خاص لفئة من عروض الزبائن يحدد في الصنف سعر البيع في اسلوب التعامل لكل فئة من فئات العروض. وفي هذه الحالة يجب تحديد اسلوب التعامل مع الزبون في سجل تعريف الزبون بأن له سعر بيع خاص حتى يأخذ النظام هذا السعر من الأسلوب المحدد في الصنف للتعامل مع فئة هذا الزبون .

بعد هذا التحديد الذي يبدو طويلا نسبيا في بداية العمل ولكنه سيوفر كثيرا من الوقت على المستخدم بالاضافة الى الدقة الدائمة، يقوم النظام بالاحتساب التلقائي أثناء تسجيل عملية البيع ومرتجع البيع لنسب الخصم والكميات المجانية والاسعار بمجرد تحديد الصنف والكمية المباعة.

وكما هو الأمر بالنسبة للمبيعات يخدم النظام هذه العملية بالنسبة للمشتريات أيضا كي تتمكن المنشأة من التأكد من أن مشترياتها من مورد معين حصلت على المزايا التشجيعية التي يمنحها المورد لها عادة ولكن بتحديدات أقل حيث يتم التحديد حسب التالي:

1 – في تعريف فئة الأصناف الرئيسية ان كانت فئة الأصناف تدل على أسلوب واحد في الشراء أو أن الفئة تدل على منتجات مورد معين. يتم تحديد أسلوب الشراء باستخدام الفئة (عرض الشراء) المعرفة مسبقا في النظام. ويحدد فيه نسبة الخصم المكتسبة لهذه الفئة من الاصناف والكميات المجانية.

2 – في تعريف الصنف يحدد أسلوب التعامل بأحد الأساليب الثلاثة التالية:

           1 – ان كان الصنف يطبق عليه أسلوب فئة الأصناف الرئيسية التابع لها فيحدد فقط رقم المورد وسعر الشراء في بيانات المورد في سجل تعريف الصنف.

          2 – ان كان الصنف لايطبق عليه أسلوب فئة الأصناف الرئيسية التابع لها فيحدد الأسلوب (عرض الشراء) مع إلغاء تفعيل في نسبة الخصم والكمية المجانية.

          3 – إن كان للصنف أسلوب تعامل خاص في الشراء يحدد أسلوب التعامل (عرض الشراء) لسعر الشراء والكمية المجانية ونسبة الخصم.

بعد هذا التحديد في بداية العمل يقوم النظام بالاحتساب التلقائي أثناء تسجيل عملية الشراء ومرتجع الشراء لنسب الخصم والكميات المجانية والاسعار بمجرد تحديد الصنف والكمية المباعة.

5 – تنشيط مؤشرات التعامل مع فئات العروض في مستندات الحركة اليومية : يجب تنشيط مؤشر (التعامل مع العروض التجارية) في تعريف أنواع مستندات فواتير البيع ومرتجع البيع للتمكن من تطبيق هذه الأساليب بما يخص المبيعات، وفي تعريف أنواع مستندات فواتير الشراء ومرتجع الشراء للتمكن من تطبيق هذه الأساليب بما يخص المشتريات. كما يجبإظهار أعمدة (الكمية المجانية/نسبة الخصم ومبلغ الخصم والسعر الصافي) في خصائص تسجيل أنواع مستندات الفواتير والمرتجعات في نافذة تسجيل الحركة لكل نوع مستند.

ملاحظة: أثناء تسجيل عملية البيع أو مرتجع البيع أو الشراء أو مرتجع الشراء اذا سجلت كمية من صنف له كميات مجانية على الكميات المباعة أو المشتراة وكانت الكمية المسجلة لاتحقق العلاقة بشكل صاف أي يوجد كسور للكمية التي تستحق كمية مجانية فسوف يخير النظام المستخدم بأن يعيد تسعير هذه الكمية بشكل يتناسب مع استحقاق الكمية المجانية أو عدم اعادة التسعير فان أراد المستخدم اعادة التسعير فسوف يقوم النظام باعطاء سعر جديد للصنف يتناسب مع الكسور التي لم تستحق كمية مجانية أي كما لو أن الكمية المجانية ضمنها.

يوفر النظام امكانية تعريف حسابات اقفال للأرباح والخسائر متعددة سواء لترحيلها في نهاية السنة أو لابرازها في الميزانية العمومية أثناء السنة المالية الجارية بشكل مستقل لخدمة أغراض الرقابة الادارية. ولتنفيذ هذا المطلوب مايلي:

1 - اضافة رقم حساب اقفال مرحل (ارباح وخسائر سنوات سابقة) في حسابات الميزانية العمومية من دليل الحسابات لكل موضوع اداري أو مركز الكلفة يرغب بترحيل نتائج الارباح/الخسائر له بشكل مستقل الى العام التالي.

2 - اضافة رقم حساب جاري (السنة الجارية الحالية) في حسابات الميزانية العمومية من دليل الحسابات لكل موضوع اداري أو مركز الكلفة يرغب بابراز نتائج الربح والخسارة له في السنة المالية الجارية بشكل مستقل في تقرير الميزانية العمومية

4 - تحديد (رقم حساب اقفال الارباح/الخسائر المرحل) و (رقم حساب اقفال الارباح/الخسائر الجاري) لكل حساب ايرادات أو مصروفات في دليل الحسابات للموضوعات الادارية التي يرغب بمتابعتها في الميزانية العمومية بشكل مستقل حيث نلاحظ ان النظام يوفر بشكل اختياري امكانية تحديد أرقام حسابات الاقفال المرحلة والجارية لحسابات الايرادات والمصروفات (سواء كانت حسابات تشغيل أم متاجرة أم صافي ربح وخسارة).

5 – مع طباعة الميزانية العمومية سوف تبرز نتيجة الارباح والخسائر لحسابات الايرادات والمصروفات للسنة المالية الجارية لكل موضوع اداري أو مركز كلفة بشكل مستقل حسب المحدد لها في دليل الحسابات.

6 - مع اغلاق السنة سوف ترصد حسابات المصروفات والايرادات التي حددت لها حسابات اقفال مرحلة مستقلة في هذه الحسابات من الميزانية العمومية لتظهر في الرصيد الافتتاحي من السنة التالية.

ملاحظة 1 : أي حساب مصروفات أو ايرادات (ويعرف بنوع حساب أرباح وخسائر في دليل الحسابات) لايحدد له رقم حساب اقفال مرحل خاص به فسوف يقفل في نهاية العام مع إغلاق السنة على رقم حساب الاقفال المرحل المحدد في (سجل الضبط العام) في (الحسابات الافتراضية). كما أن أي حساب مصروفات وايرادات لايحدد له رقم حساب اقفال جاري خاص به فسوف يظهر في تقرير الميزانية العمومية مجموع الى حساب الاقفال الجاري المحدد في سجل الضبط العام/الحسابات الافتراضية.

ملاحظة 2 : ليس من الضروري لكل موضوع اداري يرغب بمتابعته في تقرير الميزانية العمومية بشكل مستقل أن يكون له حساب اقفال مرحل وحساب اقفال جاري. حيث يمكن تحديد حسابات اقفال جارية لابراز نتائج السنة الجارية بشكل مفصل فقط. دون تحديد أرقام حسابات مرحلة خاصة بها. وبهذه الحالة فان الحسابات التي لم يذكر لها حسابات اقفال مرحلة سوف تقفل في نهاية العام على رقم حساب الاقفال المرحل المحدد في سجل الضبط العام للنظام.

يمكن تحديد كيفية تمثيل الذمم في دليل الحسابات عند بدء انشاء قاعدة البيانات من سجل الضبط العام بوابة ضبط الحسابات اما على شكل حساب مجموعات يمثل جميع العملاء أو بشكل تمثيل فردي في دليل الحسابات

في حال الرغبة بمتابعة فئة من الزبائن بأرقام حسابات خاصة في دليل الحسابات تختلف عن رقم الحسابات العام للزبائن. يمكن اضافة أرقام في دليل الحسابات تمثل الفئة من الزبائن أو زبون محدد .. ويتم تحديد هذا الرقم في سجل تعريف الزبون. وفي هذه الحالة فان القيود المحاسبية التي تخص الحركة مع هذا الزبون سوف تؤخذ من من سجل تعريف الزبون في النظام وليس من نوع المستند. مثال : زبون له رقم حساب خاص في دليل الحسابات ومحدد في سجل تعريفه، عند ادخال حركة فاتورة بيع لهذا الزبون فان رقم الحساب الخاص المحدد له سوف يحمل بالقيمة المدينة بدلا من رقم الحساب العام للزبائن المحدد في تعريف نوع مستند فاتورة البيع.

في حال الرغبة بمتابعة فئة من الموردين بأرقام حسابات خاصة في دليل الحسابات تختلف عن رقم الحسابات العام للموردين. يمكن اضافة أرقام في دليل الحسابات تمثل الفئة من الموردين أو مورد محدد .. ويتم تحديد هذا الرقم في سجل تعريف المورد. وفي هذه الحالة فان القيود المحاسبية التي تخص الحركة مع هذا المورد سوف تؤخذ من من سجل تعريف المورد في النظام وليس من نوع المستند. مثال: مورد له رقم حساب خاص في دليل الحسابات ومحدد في سجل تعريفه ، عند ادخال حركة فاتورة شراء من هذا المورد فان رقم الحساب الخاص المحدد له سوف يحمل بالقيمة الدائنة بدلا من رقم الحساب العام للموردين المحدد في تعريف نوع مستند فاتورة الشراء.

أولا : في حال الرغبة بمتابعة قيمة كلفة - مشتريات فئة من الأصناف أو أصناف محددة في ميزان المراجعة يتم التالي :

1 - في حال الرغبة بمتابعة حساب كلفة - مشتريات على مستوى الصنف : يتم تحديد رقم حساب الكلفة أو المشتريات في دليل الحسابات ثم يحدد في سجل تعريف الصنف.

2 - في حال الرغبة بمتابعة حساب كلفة -مشتريات على مستوى فئة من الأصناف : يتم تحديد رقم الحساب في دليل الحسابات ويحدد الرقم في سجل تعريف فئة الأصناف ويترك رقم حساب الكلفة - المشتريات في سجل تعريف الصنف فارغا.

للبندين 1 و 2 السابقين يتم تحديد رقم حساب كلفة أو رقم حساب مشتريات اعتمادا على الطريقة المحاسبية المتبعة في النظام. فان كانت الطريقة هي (الجرد المستمر) فيتم تحديد رقم حساب كلفة ويتم التأثير فيه مع فاتورة البيع أثناء بيع الاصناف. أما ان كانت الطريقة هي (الجرد الدوري) فيكون الحساب عبارة عن حساب مشتريات ويتم التأثير فيه أثناء تسجيل فاتورة شراء الأصناف. هذا بالنسبة للقيود التلقائية أما بالنسبة للقيود التي تدخل من قبل المستخدم فيتم التأثير حسب مايوزع أثناء ادخال المبالغ والحسابات في القيود المحاسبية من قبله.

وبهذا فانه في حالة الجرد المستمر أثناء تسجيل فاتورة بيع الأصناف وانشاء القيود المحاسبية التلقائية فان النظام يأخذ حساب الكلفة من الصنف أولا فان لم يجده محددا فيأخذه من الفئة فان لم يجده محددا فيأخذه من نوع المستند وهو هنا فاتورة مبيعات.

أما في حالة الجرد الدوري وأثناء تسجيل فاتورة شراء الأصناف فان النظام يأخذ حساب المشتريات المحدد في الصنف أولا فان لم يجده محددا فيأخذه من الفئة فان لم يجده محددا فيأخذه من نوع المستند وهو هنا فاتورة شراء.

ملاحظة: يطبق نفس الأسلوب السابق في النظام لمتابعة حسابات مرتجعات المشتريات أو حساب مرتجع الكلفة للأصناف أو فئات الأصناف.

ثانيا : في حال الرغبة بمتابعة حساب مبيعات فئة من الأصناف أو أصناف محددة في ميزان المراجعة فيتم حسب التالي :

1 - في حال الرغبة بمتابعة حساب مبيعات على مستوى الصنف : يتم تحديد رقم حساب المبيعات للصنف في دليل الحسابات ثم يتم تحديده في سجل الصنف.

2 - في حال الرغبة بمتابعة حساب مبيعات على مستوى فئة من الأصناف : يتم تحديد رقم الحساب في دليل الحسابات ويحدد الرقم في سجل تعريف فئة الأصناف ويترك رقم حساب المبيعات في سجل تعريف الصنف فارغا.

وهكذا يقوم النظام أثناء تسجيل فاتورة بيع صنف محدد بأخذ حساب المبيعات لتحميله القيمة الدائنة في القيد المحاسبي التلقائي من الحساب المحدد في سجل تعريف الصنف فان لم يجده محددا فيأخذه من الحساب المحدد في سجل تعريف الفئة التي يتبع لها الصنف فان لم يجده محددا فيأخذه من سجل تعريف نوع المستند وهو هنا فاتورة مبيعات.

ملاحظة: يطبق نفس الأسلوب السابق في النظام لمتابعة حسابات مرتجعات المبيعات للأصناف أو فئات الأصناف.

قد تحتاج المنشأة لفتح حسابات مختلفة للمخازن في ميزان المراجعة وتريد أن تعكس ذلك في القيود المحاسبية لمستندات المخازن (في حالة الجرد المستمر) أثناء شراء المواد أو بيعها. في هذه الحالة يمكن تحديد رقم حساب كل مخزن في دليل الحسابات ثم تحديد هذا الرقم في تعريف المخزن.

وبهذا فانه عند تسجيل حركة شراء مواد وعند انشاء القيد المحاسبي تلقائيا في الفاتورة فان القيد المدين لمبلغ الشراء سوف يحمل على رقم الحساب المحدد في تعريف المخزن الذي ادخلت اليه المواد. وكذلك الأمر في حالة ادخال فاتورة بيع فان القيمة الدائنة لكلفة الصنف في القيد المحاسبي التلقائي سوف تأخذ رقم الحساب المحدد في تعريف المخزن أولا.

وأيضا يقوم النظام بتحميل القيمة المدينة في مستندات تسوية ادخال مواد (في حال كان نوع مستند ادخال مواد معرفا على ان انشاء القيود المحاسبية تلقائية) على رقم الحساب الموجود في تعريف المخزن.

أما في تسوية اخراج المواد فان النظام يحمل القيمة الدائنة للمواد التي خرجت على الحساب الموجود في تعريف المخزن (ان كان نوع مستند تسوية اخراج مواد معرفا بأن انشاء القيود المحاسبية تلقائية).

ملاحظة 1 : في حالتي فاتورة الشراء وفاتورة البيع فان رقم حساب الكلفة للقيود التلقائية يؤخذ من المخزن. أما ان كانت الطريقة المحاسبية هي الجرد الدوري فان النظام في حالة فاتورة الشراء يتجاهل رقم الحساب الموجود في تعريف المخزن ويأخذ حساب قيمة المشتريات من الحسابات المعرفة في سجل الصنف أو سجل الفئة أو نوع مستند فاتورة الشراء حسب الأولويات المعرفة في الفقرة السابقة(تنويع حسابات كلفة ومبيعات الأصناف في ميزان المراجعة). وفي حالة فاتورة البيع يتجاهل النظام قيد كلفة المواد كلية فلا يأخذ لا الحساب الموجود في تعريف المخزن ولا الحسابات الموجودة في بيان الكلفة للتوزيع التلقائي في نوع مستند فاتورة البيع.

أما في أنواع المستندات تسوية ادخال المواد وتسوية اخراج المواد ونقل المواد وفي حال وجود انشاء قيود محاسبية تلقائية مع هذه المستندات فان النظام يأخذ الحساب الموجود في تعريف المخازن للقيمة المدينة في تسوية الادخال وللقيمة الدائنة في تسوية الاخراج أولا. أما عند اتباع طريقة الجرد الدوري فلايقوم النظام بتوليد أي قيود محاسبية للحركات الخاصة بالمخازن.  

ملاحظة 2 : في حال اتباع طريقة الجرد المستمر وتحديد عدة مخازن ذات طبيعة واحدة مثل عدة مخازن للبضائع بغرض البيع يراعى أن تتبع جميعها لرقم حساب واحد في الاستاذ العام مثال: (13105 مخزن البضائع بغرض البيع) وليس من الضروري تمثيل كل مخزن برقم حساب خاص في الاستاذ العام إلا إذا اختلفت طبيعته مثل مخزن المواد الأولية تحدد تبعيته في الاستاذ العام لرقم الحساب الذي يمثل مخزن المواد الأولية مثال: ( 13101 مخزن المواد الأولية).

يتصف النظام بمرونة عالية في امكانية تعريف حسابات أرباح وخسائر متعددة لخدمة أغراض الرقابة الادارية ومعرفة انتاجية الأقسام وتكاليفها وأرباحها، أو لمتابعة حسابات أرباح وخسائر بعض الأصناف أو خطوط الانتاج.

ولتحديد ومتابعة كشوف حسابات أرباح وخسائر متعددة مطلوب عمل التالي :

1 – تعريف مركز كلفة لكل موضوع اداري يرغب بمتابعته بشكل منفصل.

2 – تعريف أرقام حسابات ايرادات ومصروفات تخص هذا المركز في دليل الحسابات.

2 - تحديد تبعية هذه الحسابات الى مركز الكلفة في دليل الحسابات.

بعد تسجيل قيود الحسابات اليومية على الحسابات التي تمثل هذا المركز يمكن الاستعلام ورؤية النتائج بإحدى وسيلتين أو كليهما:

 أ – استعلام عن كشف حساب مركز كلفة : من قائمة الحسابات العامة/استعلامات حيث يوفر النظام كشفا تفصيليا بكل الحركة التي تمت على كل الحسابات التي تتبع مركز الكلفة هذا مع الرصيد الافتتاحي ورصيد الاغلاق للفترة المطلوب كشفها.

ب – كشوف ارباح وخسائر لمركز الكلفة: سواء حساب تشغيل أو حساب متاجرة أو حساب صافي الربح والخسارة أو حساب ربح وخسارة كلي يشمل الكشوف الثلاثة السابقة تشغيل/متاجرة/صافي. وذلك من خلال قائمة حسابات عامة/كشف الارباح والخسائر حيث يحدد مركز الكلفة المطلوب. مع ملاحظة أن النظام يوفر كشوف الارباح والخسائر السابقة بشكل كلي أيضا يشمل كل مراكز الكلفة.

ملاحظة : من استخدامات مراكز الكلفة العديدة استخدامها لتوفير متابعة دقيقة وسهلة لحسابات صنف أو فئة من الاصناف لها وضع اداري خاص مثل شراكة خاصة أو خط انتاج .. الخ. ويكون ذلك بالجمع بين الطريقة المقترحة في الفقرة المذكورة سابقا (تنويع حسابات كلفة ومبيعات الأصناف في ميزان المراجعة) مع الوظيفة المتوفرة في الفقرة الحالية (مراكز الكلفة – حسابات أرباح وخسائر متعددة).

نظراً للأهمية المحاسبية للاهتلاكات وتأثيرها على الحسابات للمنشآت التجارية والصناعية لذلك يقوم أموال بمعالجة هذا الموضوع بسهولة و بدقة كاملة وبشكل شهري،حيث يقوم المستخدم بتعريف الأصل عنـد شرائه و من ثم تحديد طريقة الاحتساب والحسابات الخاصـــة بهذا الأصل ليقوم البرنامـج بالمعالجـة التلقائيـة اللازمة لاحتساب الاهتلاكات الخاصة بالأصول و لكتابة القيود المحاسبية اللازمة و من ثم الترحيل للحسابات العامة.

و فيما يلي شرح مبسط عن كيفية التعامل مع الأصول الثابتة والاهتلاكات:

حيث نلاحظ أن قائمة الأصول الثابتة الرئيسية تتضمن عدة اختيارات فرعية يقوم من خلالها المستخدم بتحديد التعريفـات الرئيسية للأصول الثابتة ليحصل على لائحة بالاهتلاكات و بالأصول الثابتة.

تعريف الفئات الرئيسية للأصول:

يقوم المستخدم بتعريف الفئات الرئيسية للأصول الثابتة الموجودة في المنشأة و تقسم البيانات إلى نوعين:

1-بيانات أساسية: يقوم المستخدم بوضع رمز فئة الأصول و اسم فئة الأصول.

2-بيانات اختيارية: يقوم المستخدم بتحديـــد الحسابات التي سوف يعتمد عليها البرنامــج أثناء كتابة القيود المحاسبية التلقائية للاهتلاكــات المحتسبة و إذا لم تحدد فلا يقوم البرنامج بتوليد القيود المحاسبية و إنما على المستخدم كتابة القيود بنفسه.

تعريف الأصول الثابتة:

حيث يقوم المستخدم بتحديد نوعين من البيانات التي تقسم إلى قسمين:

1-  بيانات الأصل: وتتضمن ما يلي:

-رمز الأصل و اسمه.

-رمز الفئة التي يتبع لها الأصل و اسمها.

-تاريخ شراء الأصل.

-تاريخ التأثير حيث أنه من الممكن أن يبدأ احتساب الاهتلاكات بعد تاريخ الشراء وليس من الضروري أن يبدأ احتساب الاهتلاكات بدءاً من تاريخ الشراء.

-نوع الاهتلاك : حيث يوجد عدة أنواع من الاهتلاكات ( القسط الثابت –القسط المتناقص –طريقة إعادة التقييم).

-نسبة الاهتلاك: و يحدد فيها نسبة الاهتلاك السنوي للأصل.

-قيمة الأصل: و هي قيمة الأصل التي سوف تخضع للاهتلاك.

-القيمة الدنيا: و هي القيمة الباقية من الأصل عند انتهاء احتساب الاهتلاك أي قيمة النفاية التي لا تخضع للاهتلاك.

و يمكن للمستخدم أن يدون معلومات أخرى مثل: ( مصدر الأصل –تاريخ انتهاء الضمان –ملاحـظات تاريخ الشطب) و هي معلومات إحصائية خاصة بالأصل، ويجدر الإشارة هنا على أنه إذا تم تحـــديد تاريخ الشطب فإن البرنامج لا يقوم باحتساب أي اهتلاك للأصل عن الفترة المحاسبية الجارية المشطوب فيها هذا الأصل بغض النظر عن تاريخ يوم الشطب و يتوجب على المحاسب أن يقوم بتسجيل تتمة اهتلاك الأصل المشطوب عن الفترة المحاسبية الجارية و ما يتبع ذلك من قيود تصفية هذا الأصل.

2-  الحسابات: يقوم المستخدم بتحديـــد الحسابــات التي سوف يعتمد عليها البرنامج أثناء كتابة القيود المحاسبية التلقائية للاهتلاكــات المحتسبة و إذا لم تحدد فلا يقوم البرنامجبتوليد القيود المحاسبية و إنما على المستخدم كتابة القيود بنفسه.

ملاحظة : يقوم البرنامج بكتابة القيود المحاسبية بشكـــل تلقائي للاهتلاكات بناءاً على الحسابات المحددة في تعريف الأصول الثابتة و إذا لم يجد فإنه يعتمد على الحسابات المحددة في تعريف الفئات الرئيسية للأصول و إذا لم يجد فلا يقوم بكتابة قيد الاهتلاك و إنما على المستخدم أن يكتب القيد المحاسبي بشكل يدوي في البرنامج.

-مجمع الاهتلاك: وهي القيمة التي سوف يقوم البرنامج بوضعها تلقائياً بشكل تراكمي عند احتساب كل اهتلاك بناء على البيانات المحددة.

-القيمة المتبقية: و هي قيمة الأصل بعد تخفيض قيمة الاهتلاك منه.

-قيمة أول السنة: وهو بيان ضروري في حال اتباع طريقة القسط المتناقص،حيث أن قسط الاهتلاك سوف يحسب بناءاً على هذه القيمة.

احتساب وترحيل الاهتلاكات:

احتساب الاهتلاكات حيث يقوم البرنامج باحتساب الاهتلاكات لجميع الأصول وفق البيانات الواردة في تعريف الأصل ويبدأ بالتجميع التراكمي للاهتلاكات ويضعها في " مجمع الاهتلاك" ويحسب القيمة المتبقية تلقائياً.

و بعد الاحتساب يمكن للمستخدم أن يقوم بترحيل قيود الاهتلاكات للأستاذ العام من خلال كتابة سند قيد تلقائي وفقاً للحسابات المحددة في تعريف الأصول الثابتة أو في تعريف الفئات الرئيسية للأصول.

حيث أنه بعد تحديد نوع المستند يقوم البرنامج بكتابة القيد المحاسبي للاهتلاكات على الشكل التالي:

و فيما يلي بعض الحالات الهامة:

1- في حال اتباع طريقة إعادة التقييم فعلى المستخدم أن يقوم بتغيير مجمع الاهتلاك يدوياً في تعرف الأصل و من ثم كتابة القيد المحاسبي بشكل يدوي أيضاً.

2- في حال وجود أصول تخضع لعمليات صيانة كبيرة و تبديل بعض القطع الكبيرة(مثل الآلات الضخمة) وأردنا أن نحتسب الاهتلاك على الأصول و عمليات الصيانة وقطع التبديل ففي هذه الحالة علينا أن نقوم بما يلي:

نقوم باضافة سيرة جديدة تابعة للأصل ومن ثم نضيف قيمة الصيانة كقيمة اصل ونحدد تاريخ التأثير ونقوم بعملية الحفظ وعند عملية الاهتلاك يقوم البرنامج باهتلاك جميع السير التابعة للاصل

متوفر مع البرنامج إمكانية العمل بالباركود سواء طباعة الباركود على ملصقات لوضعها على البضائع أو استقبال رمز الباركود كأداة تسجيل للأصناف سواء في البيع أو الشراء أو المرتجعات أو تسويات المخازن أو جرد المخزون.

ولاستخدام الباركود في البرنامج يرجى إتباع الخطوات التالية:

أولا: استخدام الباركود للدلالة على الصنف:

1 – عرف رقم الباركود الخاص بكل صنف في سجل تعريف الصنف سواء بالتسجيل اليدوي لرقم الباركود الذي يظهر أسفل الرمز الموجود على البضائع أو باستخدام قارئ الباركود الذي يقوم بترجمة الرموز إلى الأرقام المقابلة لها.

2 - ثم من بوابة المخازن نختار من الخدمات (طباعة باركود الأصناف)

3 - نختار الأصناف المراد طباعتها مع عدد اللصاقات والسعر المرتبط بتعريف الصنف كما في الصورة السابقة

مثال: في الرسم أعلاه يسجل الرقم (6218651232044) للدلالة على رقم الباركود للصنف في حقل (باركود) سواء تسجيل يدوي أو بواسطة قارئ الباركود.

3 – استخدم قارئ الباركود في تسجيل الأصناف عند وجود مؤشر العمل في حقل الباركود في فواتير البرنامج كافة.

ثانيا: استخدام الباركود للدلالة على الأرقام المسلسلة للقطع الإفرادية للأصناف:

بعض القطع الإلكترونية أو الكهربائية أو غيرها من السلع يوضع رقم مسلسل خاص لكل قطعة لتمييز كل قطعة عن غيرها من أجل حصر حركة كل قطعة من الصنف. حيث من الممكن أن يتم شراء 100 قطعة من صنف ما له رمز باركود واحد لكل القطع، ولكن تتميز كل قطعة برقم مسلسل خاص بها ويرمز له أحيانا بالرمز : Ser. No. أي Serial Number

ولاستخدام هذه الوظيفة يراعى إتباع الخطوات التالية:

1 : تنشيط مؤشر العمل بالرقم المسلسل في تعريف الصنف.

2 : عند تسجيل الأصناف التي يستخدم لها رقم مسلسل وعند تسجيل كمية واحدة أي الكمية = 1 يسجل الرقم المسلسل للقطعة في السطر ذاته بواسطة قارئ الباركود أو تسجيل يدوي حسب المتوفر.

3 : عند تسجيل أكثر من 1 في حقل الكمية يسجل أول رقم مسلسل في حقل المسلسل وعند الانتهاء من كتابة السطر يعرض البرنامج نافذة لتوليد الأرقام المسلسلة تلقائيا لتسهيل العمل، حيث يمكن التدخل في هذه النافذة للتسجيل الإفرادي يدويا أو بواسطة قارئ الباركود في حال كانت الأرقام غير مسلسلة. وباستخدام الأزرار السفلية في تلك النافذة يمكن التحقق من صحة هذه الأرقام واعتماد تسجيلها.

تسهيلات العمل بالأرقام المسلسلة:

1 – في الفواتير بعد تسجيل رمز أو اسم الصنف والانتقال إلى حقل الرقم المسلسل وعند ضغط الزر F4 يقوم البرنامج بعرض الأرقام المسلسلة المتوفرة من هذا الصنف.

2 – بعد تسجيل سطر صنف فيه أرقام مسلسلة يمكنك التوقف في بيان الرقم المسلسل وضغط المفتاح F4 فيقوم البرنامج بعرض الأرقام المسلسلة التي سجلت مع سطر الصنف هذا

3 – في استعلامات المخازن يمكنك الاستعلام عن (حركة الأرقام المسلسلة) سواء مع تحديد الصنف أو دون تحديده كما يمكنك الاطلاع على (لائحة بالأرقام المسلسلة) المتوفرة سواء بتحديد الاستعلام لصنف محدد أو لكل الأصناف التي تستخدم الرقم المسلسل.

4 – في مستندات الإخراج (فواتير بيع/ مرتجع شراء/ إخراج مواد) وفي نافذة الأرقام المسلسلة التي تقوم بالتوليد التلقائي يمكنك ضغط الزر F4 في حقل الرقم المسلسل لإظهار لائحة بالأرقام المتوفرة ثم يمكنك الضغط المزدوج على الرقم المسلسل التي تريد إخراجه ليقوم البرنامج بنقله إلى نافذة الأرقام المسلسلة المطلوب إخراجها في العملية.

5 – في حال الرغبة باستخدام العمل بالرقم المسلسل لصنف (يعمل به سابقا دون متابعة سابقة للأرقام المسلسلة) يكون العمل بالأسلوب التالي: 1 – نشط مؤشر العمل بالأرقام المسلسلة في تعريف الصنف 2 – في وظيفة (إدخال مواد) من المخازن سجل الأرقام المسلسلة للقطع بشكل إفرادي لكل قطعة وذلك بتسجيل رقم الصنف أو اسمه ثم تسجيل الرقم المسلسل في حقل الرقم المسلسل دون تسجيل كمية أو كلفة، فيقوم البرنامج بإلحاق هذه الأرقام المسلسلة بالكميات المتوفرة من الصنف.

6 – التسجيل اللاحق في المخزن للأرقام المسلسلة:

متوفر في البرنامج إمكانية تسجيل الأرقام المسلسلة لأصناف فواتير البيع والشراء والمرتجعات في المخازن لاحقا لتسجيل فواتير البيع أو الشراء عند إتباع طريقة تأكيد استلام وتسليم الفواتير في المخزن.

ويفيد في حال تسجيل الفواتير في قسم المشتريات أو المبيعات وعند استلام أو تسليم البضائع في المخزن يتم تسجيل الأرقام المسلسلة للقطع الإفرادية سواء بقارئ الباركود أو بشكل يدوي.

8 – في طباعة الفواتير أو مستندات المخازن يمكنك طباعة الأرقام المسلسلة مع طباعة المستندات .

( في بوابة المخازن – الحركة اليومية) وهو للتصنيع في المنشأة لأغراض الإنتاج الخاص بها. ويمكن أن يكون لأكثر من مرحلة حيث يمكن لكل مرحلة من مراحل الإنتاج تخصيص نوع مستند محدد في أنواع المستندات. كما يمكن لمادة ناتجة في نوع تصنيع معين أن تكون مادة أولية لنوع تصنيع آخر.

كما هو واضح في الشكل تتألف نافذة مستند التصنيع من جزء علوي (رأس المستند) وجدول علوي (المواد الأولية المستخدمة – مادة واحدة أو أكثر) وجزء أوسط (للتكاليف الثابتة والمتغيرة والأجور وساعات العمل ومجموع كلفة المواد الأولية) وجدول سفلي (المواد الناتجة – مادة واحدة أو أكثر) وجزء سفلي لتنفيذ الوظائف الفنية في تسجيل مستند التصنيع.

 ملاحظة: في جدول المواد الناتجة يظهر في قائمة الأصناف فقط الأصناف المحدد في سجل تعريفها أنها مصنعة، أي محدد مؤشر التصنيع فيها

في الجزء العلوي (رأس المستند) يوجد البيانات التالية :

- نوع المستند: (ممكن الاختيار من القائمة إذا تم تعريف نوع مستند لكل مرحلة تصنيع). أو بالضغط على Enter فيضع البرنامج نوع المستند الافتراضي كما هو محدد في وظيفة أنواع المستندات الافتراضية في سجل الضبط العام.

- رقم المستند: الذي يولد تلقائيا أو يسجل يدويا كما هو محدد في تعريف نوع المستند في أنواع المستندات.

- تاريخ المستند: والافتراضي فيه هو تاريخ اليوم المحدد في جهاز الكمبيوتر أو آخر يوم في الفترة المحاسبية الجارية إذا كان تاريخ اليوم في الجهاز أكبر من تاريخ آخر يوم في الفترة الجارية.

- نموذج القيد: يأتي بشكل افتراضي من نوع المستند ويمكن تغييره لنموذج قيد آخر. ولا يوجد نموذج قيد محاسبي عند إتباع طريقة الجرد الدوري في مستند التصنيع الداخلي. أما في طريقة الجرد المستمر فيحدد القيد حسب اللزوم.

- رقم المرجع : اختياري يمكن استخدام رقم تقرير الإنتاج أو أي رقم ذو دلالة للمنشأة.

- تاريخ المرجع : اختياري أيضا يمكن استخدام تاريخ تقرير الإنتاج أو أي تاريخ آخر ذو دلالة للمنشأة.

- مخزن المواد الأولية : وهو المخزن الذي يتم صرف المواد الأولية منه لعملية التصنيع ويمكن أن يكون مخزن مواد الإنتاج الوسيط الذي تنقل إليه المواد من المخزن الرئيسي للمواد الأولية.

- مخزن المواد الناتجة: وهو المخزن الذي توضع فيه المواد الجاهزة ويمكن أن يكون أيضا مخزن وسيط للمنتجات ريثما يتم نقلها إلى المخزن النهائي للمواد الجاهزة.

- نموذج التكاليف : اختياري وهو رقم نموذج التكاليف المعيارية يسجل إذا كان محددا ذلك في وظيفة التكاليف المعيارية. إذا استخدم هذا الرقم يقوم البرنامج بحساب المواد الأولية والمواد الناتجة بشكل تلقائي وفقا للنموذج المعياري المحدد.

- ملاحظات : اختيارية ويكتب فيها الملاحظات الهامة الخاصة بعملية التصنيع هذه. بعد الانتهاء من تسجيل الملاحظات وضغط Enter وإذا كان محددا رقم نموذج تكاليف يقوم البرنامج بفتح نافذة خاصة كما في الشكل لتسجيل كمية مادة أولية مطلوب استخدامها أو كمية مادة جاهزة مطلوب تصنيعها ليقوم البرنامج بحساب كل المواد الأولية والناتجة وفقا لنموذج التكاليف المعيارية ويعرضها في جدول المواد الأولية وجدول المواد الناتجة في مستند التصنيع.

يمكن للمستخدم أن يعدل من بيانات مستند التصنيع (الأصناف أو الكميات أو الكلفة) بعد الإنشاء التلقائي وفقا للأرقام الفعلية التي ترد في تقرير أو بيان الإنتاج.

ملاحظة : لاستخدام التكاليف المعيارية في التصنيع يمكن تحديد نموذج تكاليف في وظائف التكاليف المعيارية واعتماده لكل نوع عملية إنتاج ثم استخدامه في عملية التصنيع حيث يعطي البرنامج بعد ذلك انحرافات التكاليف المعيارية عن الفعلية وفي الشكل التالي نموذج لتكاليف معيارية (مستخدم كتركيبة منتج).

 أما إذا لم يحدد رقم نموذج تكاليف فيمكن للمستخدم أن يحدد المواد الأولية والمواد الناتجة. ويمكن له أن يحدد البيانات في الجزء الأوسط حسب توفرها وحسب درجة تطور دقة العمل المحاسبي في المنشأة. فيمكن أن يحدد عدد ساعات العمل أو مبلغ الأجور المدفوعة لعملية التصنيع ويمكن أن يحدد المصاريف المتغيرة مثل (قيمة الوقود والزيوت أو الكهرباء الصناعية...الخ) التي أنفقت في عملية التصنيع وإذا كانت حسابات الاهتلاكات مطبقة محاسبيا ويوجد تكاليف معيارية يعمل بها فيمكن أيضا تسجيل التكاليف الثابتة.

في جدول المواد الناتجة في حال وجود أكثر من مادة ناتجة يمكن تحديد نسب التحميل المئوية لكلفة المواد الأولية والأجور والتكاليف المتغيرة والثابتة وساعات العمل على كل مادة ناتجة ثم ضغط الزر (تحميل المواد الناتجة حسب النسب المئوية) ليقوم البرنامج بتوزيع هذه المبالغ حسب النسب المحددة.

 يمكن ضغط على (اعتماد) لاعتماد مستند التصنيع. يقوم البرنامج بتدقيق البيانات المسجلة ويتأكد من توفر المواد الأولية في المخازن كميات وكلفة (حيث يمكن للمستخدم أن يعدل الكلفة المقترحة من البرنامج ويزيد عليها أو ينقصها حسب ما يراه مناسبا لعملية التصنيع الذي يقوم بتسجيلها) قبل أن يقوم باعتماد المستند. وبالاعتماد يقوم البرنامج بإنقاص كمية وكلفة المواد الأولية من مخازن المواد الأولية ويضيف المواد الناتجة كمية وكلفة إلى مخزن المواد الناتجة ويولد القيود المحاسبية اللازمة لعملية التصنيع وفقا لنموذج القيد المحاسبي المحدد في مستند التصنيع مثال النموذج التالي في طريقة الجرد المستمر.

الحساب المدين في قيد إخراج المواد الأولية هو حساب كلفة المواد الأولية في حسابات التشغيل والحساب الدائن يكون حساب المخزن التي أخرجت منه المواد الأولية المستخدمة في عملية التصنيع. أما حسابات التحميل الأخرى فالحساب المدين فيها هو حساب المخزن الذي أدخلت إليه المواد الناتجة أما الحساب الدائن فيكون حساب مراقبة للتكاليف المحملة على المخزن المأخوذة من حسابات التشغيل وهذه التكاليف (مثل الأجور والتكاليف المتغيرة أو الثابتة) تكون قد صرفت مسبقا أو متوقع صرفها في سندات القيد أو الصرف. وبعد الاعتماد يمكن الضغط على زر (قيود الحسابات) الموجود أسفل النافذة لمشاهدة القيد المحاسبي الذي نشأ لعملية التصنيع.

ملاحظة: في طريقة الجرد الدوري لا يوجد قيود محاسبية لمستند التصنيع الداخلي لأن حساب تكاليف المواد الأولية يتأثر عند شراء المواد الأولية. ولا يوجد حساب مخزن في طريقة الجرد الدوري ولذلك لا يوجد قيود تحميل على المخزن من التكاليف التي صرفت.

ملاحظة : في حركة إنتاج معينة إذا كان الزمن الفاصل بين إخراج المواد الأولية اللازمة للإنتاج من مخزن المواد الأولية وبين اكتمال تصنيع هذه المواد طويلا أي أكثر من يوم، ولا يوجد مخزن وسيط تنقل إليه المواد الأولية اللازمة للإنتاج مثل مخزن مواد تحت التصنيع، فيفضل استخدام أسلوب إخراج المواد الأولية بمستند إخراج مواد وإدخال المواد المصنعة بمستند إدخال مواد بدلا من مستند التصنيع، وذلك لضبط مخزون المواد الأولية بشكل آني. وواجب محاسب المواد في هذه الحالة ضبط كميات المواد الأولية الخارجة من مخازن المواد الأولية مع الكميات المنتجة من المواد المصنعة الداخلة إلى مخزن المواد الجاهزة. ويكون القيد المحاسبي في طريقة الجرد المستمر لإخراج المواد كما يلي : الحساب المدين : تكاليف المواد الأولية. الحساب الدائن : مخزن المواد الأولية. أما قيد إدخال المواد الناتجة في طريقة الجرد المستمر فيكون كالتالي : الحساب المدين : حساب مخزن المواد الناتجة. الحساب الدائن: حساب تحميل مراقبة المخزن من التكاليف. ولا يوجد قيود لهذه العمليات في طريقة الجرد الدوري.

2 - التصنيع لدى الغير : (في بوابة المشتريات – الحركة اليومية)

كما هو واضح في الشكل التالي تشبه نافذة التصنيع لدى الغير نافذة التصنيع الداخلي مع بعض الفوارق أهمها:

- المورد ويحدد في مستند التصنيع المورد الذي قام بعملية التصنيع للمنشأة.

- سعر تصنيع وسعر مصاريف إضافية وعدم وجود ساعات عمل وأجور وذلك لأن العمل ينفذ خارج المنشأة ويعتبر سعر التصنيع بديلا عن الأجور.

- بالنسبة لمخزن المواد الأولية فهو يمثل مخزن المورد حيث تنقل إليه المواد الأولية بمستند نقل عند إرسال المواد الأولية من أجل تصنيعها عند المورد كي تتم متابعة أرصدة المواد التي عند المورد.

عند اعتماد مستند التصنيع لدى الغير يضاف إلى ذمة المورد مبلغ دائن بسعر التصنيع الكلي وبسعر المصاريف الإضافية إن وجد. ويتشكل لها قيد محاسبي قيد دائن لحساب الموردين وقيد مدين على حساب تكاليف تصنيع لدى الغير. وفي طريقة الجرد المستمر يضاف قيد آخر وهو قيد تحميل بسعر التصنيع أو المصاريف الإضافية إن وجدت الحساب المدين فيه حساب المخزن الذي أدخلت إليه المادة المصنعة والحساب الدائن حساب مراقبة للتكاليف المحملة على المخزن المأخوذة من حسابات التشغيل.

يتم تشكل القيود المحاسبية في طريقة الجرد المستمر حسب نموذج القيد المحاسبي كما في الشكل التالي أما في طريقة الجرد الدوري فلا يوجد فيه القيود الخاصة بتكاليف إخراج المواد الأولية أو قيود التحميل على مخزن المواد الناتجة.

3 - التصنيع للغير : (في بوابة المبيعات – الحركة اليومية)

أيضا كما هو واضح في الشكل التالي تشبه نافذة التصنيع للغير نافذة التصنيع الداخلي مع بعض الفوارق أهمها:

- الزبون ويحدد في مستند التصنيع الزبون الذي تقدم له خدمة التصنيع في المنشأة.

- سعر تصنيع وسعر مصاريف إضافية مع وجود ساعات عمل وأجور وذلك لأن العمل ينفذ في المنشأة وتعتبر الأجور هي تكلفة الأجور الفعلية أما سعر التصنيع فهو السعر الذي يطالب به الزبون.

- بالنسبة لمخزن المواد الأولية فهو يمثل مخزن لبضائع الزبون حيث تستلم المواد الأولية فيه بمستند إدخال مواد كميات فقط دون كلفة كي تتم متابعة الكميات المتبقية الخاصة بالزبون. أو يمثل مخزن المنشأة ذاتها إذا تم تصنيع مادة ناتجة للزبون من مواد أولية تخص المنشأة مثال : تجميع كمبيوتر من قطع متنوعة كمواد أولية وفي هذه الحالة تكون المادة الناتجة صنفا غير مخزنيا حتى لا يحمل على المخزن عند الاعتماد.

يمكن في التصنيع للغير أن يتم تسعير كل مادة من المواد الأولية أو الاكتفاء بسعر التصنيع الكلي.

عند اعتماد مستند التصنيع للغير يتم إخراج المواد الأولية من المخزن وإذا كانت المادة الناتجة صنفا مخزنيا يتم إضافته إلى المخزن أم إذا كان غير مخزنيا فلا يتأثر المخزن به لأنه يعتبر قد سلم للزبون بإتمام عملية التصنيع. ويتم تحميل الزبون بقيمة أسعار المواد الأولية إن وجدت وبقيمة سعر التصنيع وبقيمة سعر المصاريف الإضافية إن وجدت. ويتشكل قيود محاسبية لها بالإضافة إلى قيود الكلفة التي تشبه قيود الكلفة في مستند التصنيع الداخلي وذلك وفقا لنموذج القيد المحاسبي للتصنيع للغير كما في الشكل التالي لطريقة الجرد المستمر أما في طريقة الجرد الدوري فلا تتشكل قيود كلفة إخراج المواد الأولية ولا قيود تحميل كلفة للمواد الناتجة.

تقوم بعض الشركات ببيع بضاعتها وتسليمها لشركات الشحن ضد الدفع ( يتم السداد عن طريق شركة الشحن بعد استلام الزبون للبضاعة ودفع قيمتها )

هناك طريقتين

أ- متابعة شركة الشحن                   ب – فتح حساب لشركة الشحن

أ –الطرقة الأولى : متابعة شركة الشحن خطوات العمل

1- تعريف شركة الشحن : في صفحة المبيعات == > تعريفات == > شركات النقل

2- تعريف حساب الزبون : أسلوب الترصيد ( تسديد يدوي )

3- فاتورة بيع :  يتم تسجيل الزبون وتسجيل شركة الشحن التي تم إرسال البضائع عن طريقها كما يمكننا تسجيل تاريخ الاستحقاق والذي يأخذ تاريخ المستند تلقائيا ويمكن تعديله إلى ما بعد التاريخ الحالي بما يتناسب والمدة المقدرة لاستلام الزبون للبضاعة

المتابعة :

في صفحة المبيعات == > استعلامات == > كشف مستحقات الزبائن

نقوم بطلب الكشف وفق المدة المراد متابعتها ونختار شركة الشحن التي نريد الكشف عن الفواتير التي لم تسدد حتى التاريخ المقترح

- سداد القيمة :

يتم عمل مستند قبض من الزبائن من صفحة المبيعات == > حركة يومية === > قبض من الزبائن

نختار ( الزبون ) و ( شركة النقل ) وباعتبار أن نوع الحساب ( حساب الزبون ) تسديد يدوي سيتم فتح جدول التسديد ليتم ترصيد الفواتير المسددة والتي سوف لن تظهر في كشف المستحقات بعد سدادها

ب – الطريقة الثانية : فتح حساب لشركة الشحن ( تسوية حساب الزبون بحساب شركة الشحن )

1- تعريف حساب للزبون :

من صفحة المبيعات == > تعريف الزبائن

نقوم بتعريف حساب الزبون أسلوب الترصيد ( على الحساب )

2- تعريف حساب شركة الشحن :

من صفحة المبيعات == > تعريف الزبائن

نقوم بتعريف حساب شركة النقل أسلوب الترصيد ( تسديد يدوي ) نوع الحساب ( أوراق قبض )

3- نقوم بتسجيل فاتورة البيع على الزبون

4- تسوية حساب الزبون بحساب شركة الشحن

من خلال صفحة المبيعات == > تسويات / أوراق قبض

نختار نوع المستند ( تسويات بأوراق قبض ) ونضع رقم الفاتورة في رقم المرجع وتاريخها في تاريخ المرجع ثم نكتب ملاحظة ( فاتورة 28 شحن الأهلية ) مثلا ونضع مبلغ الفاتورة في خانة المبلغ

ونضغط زر Enter  فيقوم البرنامج بعرض جدول أوراق القبض الذي عن طريقه سيتم عمل مستند ورقة القبض على شركة النقل نختار اسم الحساب ( ح/ أوراق قبض الزبون )

وبالتالي : نحصل على ما يلي :

1- في حساب الزبون يمكن متابعة استجرار الزبون من البضائع ومتابعة ما تم تحويله لشركة الشحن من قيم

2- في كشف ( استعلام ) المستحقات على الزبائن يمكننا متابعة ما تم تحصيله من شركة الشحن من قيم وما لم يتم تسديده بعد

3- وعند القبض يتم تسجيل المقبوضات في حساب شركة النقل

قائمة التغير في حقوق الملكية واحدة من أهم مكونات القوائم المالية التي تساهم من خلال بنودها في رسم صورة كاملة عن التغيرات التي تحدث في أملاك الشركاء والمساهمين وتأثير هذه التغيرات على الأداء والوضع المالي للمؤسسات

تتكون قائمة التغير في حقوق الملكية من مجموعة بنود وعناصر أساسية وهي رصيد أول المدة أو رأس المال، وزيادة رأس المال، التخفيضات و المسحوبات الشخصية، والأرباح المُرحلة، والاحتياطي النقدي، وتوزيعات الأرباح، والتغييرات الأخرى وأخيرًا الرصيد الختامي

تمثل قائمة التغير في حقوق الملكية أهمية كبيرة وتحقق العديد من الفوائد مثل اتخاذ القرارات الهامة المتعلقة بالنواحي المالية والاستثمارية، مساعدة الشركاء والمساهمين في الحصول على صورة محاسبية مكتملة الأركان عن الوضع والأداء المالي لأنشطتهم وأعمالهم، التنبيه بالمشاكل والمخاطر المالية المحتملة مثل الإفلاس، والوصل والتكامل مع باقي عناصر القوائم المالية الأخرى من خلال البيانات المالية والمحاسبية التي تكون مفقودة في هذه العناصر.

 تُفسر قائمة التغير في حقوق الملكية العلاقة بين بيان قائمة الدخل والميزانية العمومية للشركة، حيث تحتوي على جميع المعاملات المحاسبية والمالية الغير مسجلة في هذه القوائم مثل تغيرات سياسات المحاسبة، وتصحيحات أخطاء الفترة السابقة، وصافي الربح والخسارة، والاحتياطات المتراكمة والأرباح المحتجزة، ومدفوعات أو مساهمات المُلاك والمسحوبات، وعمليات التمويل وغيرها من العناصر الأخرى.

تظهر قائمة التغير في حقوق الملكية الفرق بين الأصول والخصوم حسب حركة التدفق النقدي في العمليات التجارية أو التشغيلية المختلفة، ويستخدم بيان التغير في حقوق الملكية في شركات الأشخاص وشركات الأموال بأنواعها مثل الشركات ذات المسؤولية المحدودة والشركات المساهمة وشركات التوصية بالأسهم.

مكونات قائمة حقوق الملكية:-

تتكون حقوق الملكية في المنشآت الفردية وشركات الأشخاص والأموال من مجموعة من العناصر

• رأس المال في بداية المدة.
• الإضافات أو التخفيضات لرأس المال خلال الفترة المالية.
• المسحوبات الشخصية.
• صافي الربح أو الخسارة.
• احتياطي النقدي.
• الأرباح المًرحلة.
• توزيعات أرباح.
• تسويات سنوات سابقة.

رأس المال في نهاية الفترة المالية (صافي حقوق الملكية) وهو يُعبر عن رصيد نهاية المدة

من الممكن أن يضيف المستخدم أنواعا عديدة من اليوميات ويفصلها حسب متطلباته الخاصة.

مثال : يمكن اضافة انواع المستندات التالية في فئة الحسابات العامة : سند قبض شيكات / سند قبض نقدي / سند صرف شيكات / سند صرف نثرية / سند قيد افتتاحي / سند قيد رواتب ... الخ.

أما في حسابات الموردين فيمكن أن يضيف ويفرع حسب متطلباته كما في الامثلة : فاتورة شراء محلية / فاتورة شراء خارجية / دفع شيكات / دفع نقدي..الخ.

وكذلك في حسابات الزبائن يمكن أن يضيف في أنواع المستندات وينوع يومياته حسب متطلباته كما في الامثلة : فاتورة بيع محلية / فاتورة بيع خارجية / فاتورة بيع نقدي / فاتورة بيع بالآجل / ايصال قبض نقدي / ايصال قبض شيكات.. الخ.

وفي حسابات المخازن يمكن أن يضيف وينوع أنواع المستندات المستخدمة زيادة في التحليل مثال : سند استلام محروقات /سند استلام مواد نوع ... / تسوية ادخال جرد / تسوية اخراج جرد /سند صرف مواد المشروع ... / سند صرف مواد أولية .... الخ.

ويكون اضافة مثل هذه الأنواع من المستندات عن طريق تعريفها في (تعريف المستندات) من قائمة (إعدادات) في (خدمات عامة) وتحديد نماذج قيودها المحاسبية القياسية ثم استخدامها في الحركة اليومية للمستندات المختلفة مما يؤدي الى امكانية متابعة مستوى نوع المستند كيومية خاصة لكل نشاط محاسبي أومخزني أو مايخص المشتريات أو المبيعات.

ملاحظة 1 : على الرغم من الفعالية العالية التي توفرها هذه الامكانية ولكن يراعى عدم الاكثار من تعريف أنواع يوميات المستندات وعدم اللجوء اليها إلا في حال الحاجة الادارية الفعلية التي فيها تعدد في أنواع المستدات المستخدمة في الدورة المستندية كي لاتؤدي الى عدم القدرة على المتابعة المستندية.

ملاحظة 2: في حال الرغبة بالقيود التلقائية المختلفة للعمليات يمكن اضافة (نماذج قيود محاسبية) في (خدمات عامة – اعدادات) بدلا من اضافة (انواع مستندات) وذلك لتسهيل عملية القيود التلقائية التي تختلف حسب الحالات المختلفة في العمل وتجنبا لتعداد أنواع المستندات التي لا تعكس واقعا فعليا في العمل. يحدد نموذج القيد أثناء تسجيل المستندات في حقل (نموذج القيد) وذلك طبعا بعد تعريفه في (تعريف نماذج القيود المحاسبية).

قائمة التغير في حقوق الملكية واحدة من أهم مكونات القوائم المالية التي تساهم من خلال بنودها في رسم صورة كاملة عن التغيرات التي تحدث في أملاك الشركاء والمساهمين وتأثير هذه التغيرات على الأداء والوضع المالي للمؤسسات

تتكون قائمة التغير في حقوق الملكية من مجموعة بنود وعناصر أساسية وهي رصيد أول المدة أو رأس المال، وزيادة رأس المال، التخفيضات و المسحوبات الشخصية، والأرباح المُرحلة، والاحتياطي النقدي، وتوزيعات الأرباح، والتغييرات الأخرى وأخيرًا الرصيد الختامي

تمثل قائمة التغير في حقوق الملكية أهمية كبيرة وتحقق العديد من الفوائد مثل اتخاذ القرارات الهامة المتعلقة بالنواحي المالية والاستثمارية، مساعدة الشركاء والمساهمين في الحصول على صورة محاسبية مكتملة الأركان عن الوضع والأداء المالي لأنشطتهم وأعمالهم، التنبيه بالمشاكل والمخاطر المالية المحتملة مثل الإفلاس، والوصل والتكامل مع باقي عناصر القوائم المالية الأخرى من خلال البيانات المالية والمحاسبية التي تكون مفقودة في هذه العناصر.

 تُفسر قائمة التغير في حقوق الملكية العلاقة بين بيان قائمة الدخل والميزانية العمومية للشركة، حيث تحتوي على جميع المعاملات المحاسبية والمالية الغير مسجلة في هذه القوائم مثل تغيرات سياسات المحاسبة، وتصحيحات أخطاء الفترة السابقة، وصافي الربح والخسارة، والاحتياطات المتراكمة والأرباح المحتجزة، ومدفوعات أو مساهمات المُلاك والمسحوبات، وعمليات التمويل وغيرها من العناصر الأخرى.

تظهر قائمة التغير في حقوق الملكية الفرق بين الأصول والخصوم حسب حركة التدفق النقدي في العمليات التجارية أو التشغيلية المختلفة، ويستخدم بيان التغير في حقوق الملكية في شركات الأشخاص وشركات الأموال بأنواعها مثل الشركات ذات المسؤولية المحدودة والشركات المساهمة وشركات التوصية بالأسهم.

مكونات قائمة حقوق الملكية:-

تتكون حقوق الملكية في المنشآت الفردية وشركات الأشخاص والأموال من مجموعة من العناصر

• رأس المال في بداية المدة.
• الإضافات أو التخفيضات لرأس المال خلال الفترة المالية.
• المسحوبات الشخصية.
• صافي الربح أو الخسارة.
• احتياطي النقدي.
• الأرباح المًرحلة.
• توزيعات أرباح.
• تسويات سنوات سابقة.

رأس المال في نهاية الفترة المالية (صافي حقوق الملكية) وهو يُعبر عن رصيد نهاية المدة

يمكن تحديد كيفية تمثيل الذمم في دليل الحسابات عند بدء انشاء قاعدة البيانات من سجل الضبط العام بوابة ضبط الحسابات اما على شكل حساب مجموعات يمثل جميع العملاء أو بشكل تمثيل فردي في دليل الحسابات

في حال الرغبة بمتابعة فئة من الزبائن بأرقام حسابات خاصة في دليل الحسابات تختلف عن رقم الحسابات العام للزبائن. يمكن اضافة أرقام في دليل الحسابات تمثل الفئة من الزبائن أو زبون محدد .. ويتم تحديد هذا الرقم في سجل تعريف الزبون. وفي هذه الحالة فان القيود المحاسبية التي تخص الحركة مع هذا الزبون سوف تؤخذ من من سجل تعريف الزبون في النظام وليس من نوع المستند. مثال : زبون له رقم حساب خاص في دليل الحسابات ومحدد في سجل تعريفه، عند ادخال حركة فاتورة بيع لهذا الزبون فان رقم الحساب الخاص المحدد له سوف يحمل بالقيمة المدينة بدلا من رقم الحساب العام للزبائن المحدد في تعريف نوع مستند فاتورة البيع.

في حال الرغبة بمتابعة فئة من الموردين بأرقام حسابات خاصة في دليل الحسابات تختلف عن رقم الحسابات العام للموردين. يمكن اضافة أرقام في دليل الحسابات تمثل الفئة من الموردين أو مورد محدد .. ويتم تحديد هذا الرقم في سجل تعريف المورد. وفي هذه الحالة فان القيود المحاسبية التي تخص الحركة مع هذا المورد سوف تؤخذ من من سجل تعريف المورد في النظام وليس من نوع المستند. مثال: مورد له رقم حساب خاص في دليل الحسابات ومحدد في سجل تعريفه ، عند ادخال حركة فاتورة شراء من هذا المورد فان رقم الحساب الخاص المحدد له سوف يحمل بالقيمة الدائنة بدلا من رقم الحساب العام للموردين المحدد في تعريف نوع مستند فاتورة الشراء.

يمكن تحديد كيفية تمثيل الذمم في دليل الحسابات عند بدء انشاء قاعدة البيانات من سجل الضبط العام بوابة ضبط الحسابات اما على شكل حساب مجموعات يمثل جميع العملاء أو بشكل تمثيل فردي في دليل الحسابات

في حال الرغبة بمتابعة فئة من الزبائن بأرقام حسابات خاصة في دليل الحسابات تختلف عن رقم الحسابات العام للزبائن. يمكن اضافة أرقام في دليل الحسابات تمثل الفئة من الزبائن أو زبون محدد .. ويتم تحديد هذا الرقم في سجل تعريف الزبون. وفي هذه الحالة فان القيود المحاسبية التي تخص الحركة مع هذا الزبون سوف تؤخذ من من سجل تعريف الزبون في النظام وليس من نوع المستند. مثال : زبون له رقم حساب خاص في دليل الحسابات ومحدد في سجل تعريفه، عند ادخال حركة فاتورة بيع لهذا الزبون فان رقم الحساب الخاص المحدد له سوف يحمل بالقيمة المدينة بدلا من رقم الحساب العام للزبائن المحدد في تعريف نوع مستند فاتورة البيع.

في حال الرغبة بمتابعة فئة من الموردين بأرقام حسابات خاصة في دليل الحسابات تختلف عن رقم الحسابات العام للموردين. يمكن اضافة أرقام في دليل الحسابات تمثل الفئة من الموردين أو مورد محدد .. ويتم تحديد هذا الرقم في سجل تعريف المورد. وفي هذه الحالة فان القيود المحاسبية التي تخص الحركة مع هذا المورد سوف تؤخذ من من سجل تعريف المورد في النظام وليس من نوع المستند. مثال: مورد له رقم حساب خاص في دليل الحسابات ومحدد في سجل تعريفه ، عند ادخال حركة فاتورة شراء من هذا المورد فان رقم الحساب الخاص المحدد له سوف يحمل بالقيمة الدائنة بدلا من رقم الحساب العام للموردين المحدد في تعريف نوع مستند فاتورة الشراء.